再忙也不會出錯的完美工作執行力-讀書重點與筆記
再忙也不會出錯的完美工作執行力

再忙也不會出錯的完美工作執行力-讀書重點與筆記

這本書說明如何維持高效率的完美工作,大家都聽過四象限(緊急度高、重要度高、緊急度低、重要度低),但是要怎麼實際的去區分和執行,本書提供淺顯易懂的執行方式,以B象限圍最重要的工作項目為主軸,如何將雜事去除,完成工作並且游刃有餘,甚至著眼於未來,不斷的完成目標。

本書說明的高效率工作是一個概念稱之為”周到性思考”,除了有效工作外,作者對於如何樂在工作的方式,就是當你自己能夠實現夢想和目標時,就會是一份快樂的工作,所謂的職場,應該是實現理想的地方,因此你應該要做好萬全的準備,等到起風的日子來到。

筆記分為四大重點:

一、高效率工作法的基本觀念(時間有限、優先順序、核心價值)

二、B象限(創造時間、複利效果、未雨綢繆)

三、周到性思考(計畫、三個視點、私下協調、傳達率、建立機制)

四、失敗筆記本(將過去失敗的經驗記錄下來,避免重蹈覆轍)

一、高效率工作法的基本觀念

時間是有限的,沒辦法完成所有事情,也沒辦法完美的完成事情,要嘛就是一開始很認真,但時間要到時,剩下的事情就會草草完成、交託了事。

所以要在時間內將事情完成就有5個訣竅:

1.事先準備:

先提供資料給客戶/主管/同事,事先詢問需求、想要了解的重點,避免準備過多資料。

2通盤意識:

要有全局的整體觀念,並且在進行工作時,要思考目前做的事情在整體之中有甚麼樣的意義。

3建立優先順序:

不以期限為考量,而是以重要度作為考量。(提到四象限的時候會有詳細說明)。

4建立自己的核心價值:

在工作上建立自己的核心價值,對自己而言非常重要且無可動搖的基準,設定自己的3大基準(核心價值),依順序作評分和決定,例如買房子第一項是交通位置(佔50分),第二項是總價(佔30分),第三項是坪數(佔20分),A物件符合第一項和第三項(評分70分),B物件符合第二項和第三項(評分50分),如此打分數就可以知道優先順序為何,並且有以下3個優點:

1. 簡單決定出事情的優先順序和取捨

2. 做出決斷的速度會變快

3. 擁有自己的理念

5可視化工作項目

將事情列出,設定順序,並且製作代辦清單/一覽表,利用可視化的方式,變成可看見的表格、圖像等。如此可以確認工作狀態和時間,並看出問題的癥結點。

想要辦視周到,檢查清單不可或缺,有在檢查清單上,要確認,或許會漏看。雖然檢查清單並非完美,只是工具之一(EX沒有在檢查清單上的,可能會直接漏掉,疏失率更高),但卻是進度可視化的直接方式。

二、B象限最重要(創造時間、複利效果、未雨綢繆)

真正應該努力的是,建立一套自己不需努力也能穩定獲得成果的機制!

ABCD象限如圖示:

再忙也不會出錯的完美工作執行力
再忙也不會出錯的完美工作執行力

很多人都會被A、C象限的工作綁住,陷入惡性循環,但其實A、C象限的問題發生,只是遲早的事情,如果能夠先訂立計劃、建立機制,就不會陷入惡性循環。當B象限的事情沒有做好時,例如客戶關係沒有維繫好、資料沒有先提供、開會前沒有溝通協調好最後確認期限、機器沒有定期保養清潔、平時沒有備份資料等,就會產生A、C象限的問題產生。

所以高效率工作很重要的一點就是提高B象限工作比率,當B象限的事情完成時,A、C象限的工作內容自然而然就減少了,如此就能為自己創造出更多時間,跳脫A、C象限的惡性循環。

有人會說B象限做了一個月都沒有果效就不做,但其實越微不足道的小事,越沒有即效性的工作,越必須持之以恆,因為當一個作法成功之後,可以套用在另一個做法上面,並且能持續穩定地得到成果,這就是所謂的再現性。現在開始習慣為每一件工作都設定期限,並將B象限的工作排入計畫,這樣B象限完成率會上升,如果覺得三年太長,至少先堅持3個月試試看。

B象限的事情就像是為未來做準備,平時與客戶保持聯繫、隨時會報出貨狀況、資訊共享等,建構信賴關係和私下協調,只要做得好,就可以防止客戶的不信任和誤解,客戶也不會突然來詢問狀況,如此就可以省下時間,並且在工作上游刃有餘,當有突發狀況時也有能力應變。

而這些事情累積久了,會有一個複利的效果,工作會越來越輕鬆,形成一個機制,此時能減少自己必須付出的努力,減少工作量、創造更多時間。

以下為書中列舉之B象限工作內容:

1培育部下、後進

2建立人際關係(維繫各部門好的溝通關係、客戶關係等)

3風險管理(如購買保險、設定好緊急連絡人等)

4安排計畫(設定目標,彆為了目標規劃程序和步驟。這樣可以知道自己的進度到哪,有無執行、目標能否達成等,如無法達成,也可以有應對措施)

5確保未來主要收入來源(開發新產品、開拓客源、基礎科學研究、市場調查等。因不能確保一直賣得好,在銷售量下滑之前,必須及早找出下一個賺錢手段)

6保養和維護(儀器、設備等)

7提升企業品牌和形象(這必須長期耕耘)

8保護資產安全(資料備份)

三、周到性思考(計畫、三個視點、私下協調、傳達率、建立機制)

周到性思考是為了實現自己的夢想和目標而帶動風向,如果沒辦法朝自己的目標邁進,那就稱不上是一份快樂的工作。

所謂的職場,應該是實現理想的地方,因此你應該要做好事先萬全的準備,等到起風的日子來臨。

所以要先做好以下準備:

1提升自己的影響力

2決定大方向的時候,自己必須在場,且積極發表意見

3站在建立規則的立場上

要如何帶動風向的事前準備,就是一步一步累積起來(B象限的事),最終能使工作更讓自己喜歡:

1釐清問題(發現工作場域的實際問題,累積數據)

2名正言順的理由(透過私下協調、打好各部門關係、舉出實證)

3事先取得關鍵人物的同意,然後在會議中提案

以下提供5個小訣竅,除了前面所講的基本觀念及B象限以外,下列方式也非常重要:

1.計畫:

執行計畫方式有兩種:

1.堆疊式計畫:眼前有甚麼是其,就完成甚麼事情,一件事一件事堆疊起來。

2.回推式計畫:先確認所有問題、內容之後,制定目標,思考並排定優先順序,如此可設定適當的工作量並維持供工作品質,這種是比較好的方式。

2.三個視點:

在執行回推式計畫時,可以用來三個視點思考制定計畫,執行過程中越忙碌的時候越應該重視這三個視點,以免偏離計畫:

1.概觀:以整體公司為出發點,而非以自己部門為出發點

2.遠觀 :預測未來,判斷自己目前應該做甚麼準備

3.深入:探討風險的根源、分析原因,並依此提出假設和蒐集資訊。.

3.私下協調:

在正式會議開始前,先提供資料、想法和同事、主管討論,讓別人有多一點時間準備和反應,並節省會議的時間,較快速達成共識。

在私下協調的重點就是,必須掌握關鍵人物、關鍵點,找出具影響力的人物,以及具利害關係的人物,例如執行工作後,會對誰得利或受害,如此在私下協調才能達到真正目的,以免在會議上被更具影響力的人反駁。

4.傳達率:

在與別人溝通時,難免產生不對的誤解導致效率降低,因此在傳達想法時,千萬不要認為對方一定能完全理解你的想法,作者提供三個方法提升溝通正確率:

1.認為對方只理解一半:因為告知和理解是兩回事,確認對方理解,或在對方執行時確認執行狀況。

2改變告知方式:Email+電話、口頭+寫字+畫圖等

3定量化告知內容:精準的時間點,例如明天下午三點之前,會比盡量快一點還要好,因為每個人對”快一點”的定義不同。

5.建立機制:

當B象限的事情能確實執行時,就會開始有做事的方式,避免意外和疏失,此時建立一套機制,可提供給自己、屬下、同事等,在面對新業務或是出錯時,有一套規範和流程可以參考依循,如此即使人流動率高,依然可以為部門或公司有穩定的產出和成效。

建立機制的優點:

1減少意外和疏失

2當每人都依賴自己的能力和直覺去做事情時,出錯率高,機制就是為這些感情項目找出定量化的規範,出錯時可以依循機制去解決,即使有菜鳥,也能有穩定的成效產生

3工作速度提升

4可以讓自己不再那麼努力

四、失敗筆記本(將過去失敗的經驗記錄下來,避免重蹈覆轍)

成功是一次一次的失敗累積起來,即使有了機制,仍有不同的挑戰和新業務,因此時常要判斷這件事需要與不需要做,不做沒有必要的準備工作。

有些事情雖然能作但故意不做,這就是”非完成不可的底線”,建議訂出必要和期望兩個標準,”必要”是不做會產生負面影響,”期望”是做了可能會有所幫助,如果全部都要,反而降低工作產能。

將過去失敗的經驗記錄下來,是提出改善方式,並且避免重蹈覆轍,紀錄重點如下:

1來龍去脈(客觀陳述事實)

2找出原因(可推測,找出真正原因後補上)

3可能造成風險(預想最壞的情況)

4防止再犯的策略(記取教訓,避免再犯)

5定期瀏覽(失敗是一種資產,建立失敗資料庫,避免犯相同的錯誤)

範本如下:

失敗筆記本

書本資訊:

書本名稱:再忙也不會出錯的完美工作執行力

作者: 鳥原隆志  追蹤作者 新功能介紹
譯者: 李彥樺
出版社:樂金文化  訂閱出版社新書快訊 新功能介紹
出版日期:2020/01/08
語言:繁體中文

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