很多人都會被A、C象限的工作綁住,陷入惡性循環,但其實A、C象限的問題發生,只是遲早的事情,如果能夠先訂立計劃、建立機制,就不會陷入惡性循環。當B象限的事情沒有做好時,例如客戶關係沒有維繫好、資料沒有先提供、開會前沒有溝通協調好最後確認期限、機器沒有定期保養清潔、平時沒有備份資料等,就會產生A、C象限的問題產生。
所以高效率工作很重要的一點就是提高B象限工作比率,當B象限的事情完成時,A、C象限的工作內容自然而然就減少了,如此就能為自己創造出更多時間,跳脫A、C象限的惡性循環。
有人會說B象限做了一個月都沒有果效就不做,但其實越微不足道的小事,越沒有即效性的工作,越必須持之以恆,因為當一個作法成功之後,可以套用在另一個做法上面,並且能持續穩定地得到成果,這就是所謂的再現性。現在開始習慣為每一件工作都設定期限,並將B象限的工作排入計畫,這樣B象限完成率會上升,如果覺得三年太長,至少先堅持3個月試試看。
B象限的事情就像是為未來做準備,平時與客戶保持聯繫、隨時會報出貨狀況、資訊共享等,建構信賴關係和私下協調,只要做得好,就可以防止客戶的不信任和誤解,客戶也不會突然來詢問狀況,如此就可以省下時間,並且在工作上游刃有餘,當有突發狀況時也有能力應變。
而這些事情累積久了,會有一個複利的效果,工作會越來越輕鬆,形成一個機制,此時能減少自己必須付出的努力,減少工作量、創造更多時間。
以下為書中列舉之B象限工作內容:
1培育部下、後進
2建立人際關係(維繫各部門好的溝通關係、客戶關係等)
3風險管理(如購買保險、設定好緊急連絡人等)
4安排計畫(設定目標,彆為了目標規劃程序和步驟。這樣可以知道自己的進度到哪,有無執行、目標能否達成等,如無法達成,也可以有應對措施)
5確保未來主要收入來源(開發新產品、開拓客源、基礎科學研究、市場調查等。因不能確保一直賣得好,在銷售量下滑之前,必須及早找出下一個賺錢手段)
6保養和維護(儀器、設備等)
7提升企業品牌和形象(這必須長期耕耘)
8保護資產安全(資料備份)